Fakturor och allmänna villkor

Fakturor EasyWebshop fokuserar på programvara för webbshoppar men erbjuder också en omfattande faktureringsapplikation för sina Business-kunder.

Innan vi erbjöd den här funktionen märkte vi att våra kunder var tvungna att skapa fakturor manuellt i ett kontorsprogram eller använda extern faktureringsprogramvara. Detta var tidskrävande, besvärligt och ibland dyrt.

Därför skapade vi vårt eget faktureringsprogram för allmänna ändamål. Den genererar fakturor och skickar dem automatiskt via e-post baserat på data från inkommande order. När alla parametrar är konfigurerade som önskat kan det spara mycket tid.

Fakturering

Funktioner för fakturering

Fakturauppgifterna fylls i automatiskt och varje fält kan redigeras
Personifiering av fakturamallen, t.ex. lägga till produktfoton och anpassade texter
Möjlighet att anpassa fakturaberäkningen
PDF-nedladdningar
UBL (Universal Business Language) standardintegration för export till bokföringsprogram
Möjlighet att skapa proformafakturor, kreditnotor, följesedlar och kvitton
Automatisk fakturanumrering med återställningsfunktion
Möjlighet att skicka fakturor via e-post till en revisor och bokföringsprogram
Automatiserad nedladdning och e-post av fakturor
Flerspråkigt (20 språk) och stöd för UTF-8
Pappersstorlek A4 och US Letter
Enkelt och användarvänligt gränssnitt

Fakturainställningar hittar du på Inställningar > Fler alternativ > Fakturor och skatt.

Om Fakturor och skatt inte visas i menyn, ändra användarupplevelsenivån till Avancerad, på Inställningar > Fler alternativ > Användarupplevelsenivå.

Inställningar för fakturor

Exempel på faktura

Den här knappen genererar en exempelfaktura i ett nytt webbläsarfönster. Du kan ändra inställningarna nedan och klicka på den här knappen igen för att se resultatet. Du kan också göra en testbeställning i din egen butik och ladda ner en riktig faktura på Hantering > Beställningar. Vi rekommenderar att du gör några testbeställningar, så att du kan finjustera dina fakturor.

Pappersstorlek

Det är möjligt att generera fakturor i A4-format och U.S. Letter-format.

Språk

Detta ställer in språket på fakturan. Som standard är detta standardspråket i webbshopen, men det kan också ställas in på kundens språk eller på ett annat språk.

Prefix för fakturanummer

Detta är ett fast prefix som kommer att visas före fakturanumret. Det rekommenderas att endast använda bokstäver och inte numeriska tecken. Att använda siffror kan orsaka förvirring med fakturanumren.

Fakturanummer

Klicka på fakturanumret för att få en översikt över fakturanumren och de order som är kopplade till dem. Längst ner på sidan hittar du en Återställ knapp för att koppla bort fakturorna från ordern och börja med nya fakturanummer. Återställning av fakturanummer kan inte ångras efter att du klickat på bekräftelseknappen. Du måste skapa nya fakturor.

Förfallodag

Med det här alternativet kan du ange hur många dagar innan fakturan måste betalas.

Färg

Fakturor, proformafakturor, kreditnotor, följesedlar och kvitton kan ha en separat färgmall för att skilja dem från varandra.

Typsnitt

Det finns 3 standardteckensnitt tillgängliga: Sans serif, monospace (varje tecken tar upp samma mängd utrymme) och serif. Applikationen är begränsad till dessa teckensnitt eftersom de finns installerade på alla typer av datorer och därför inte behöver läggas till i PDF-data. Detta säkerställer att fakturornas filstorlek förblir liten. Dessutom är dessa typsnitt bekväma att läsa så att fakturorna förblir tydliga och utan förvirrande tecken.

Logo

Detta är en logotyp (bildfil) som kommer att visas längst upp till vänster på dina fakturor.

Filformat: jpg, .jpeg, .gif, .png
Maximal filstorlek: 5MB

Använd funktionerna Resize och Crop för att experimentera med olika logotyper och storlekar tills du får önskat resultat. Du kan också använda bildredigeringsprogram för att ytterligare finjustera din logotyp. Vi rekommenderar GIMP och Paint.NET. Ibland måste vitt utrymme läggas till på sidorna eller upptill och nedtill om logotypen är för lång för att passa på fakturan.

Fakturadetaljer

Dina företagsuppgifter kommer att visas överst på fakturan. Klicka på länken Uppdatera för att ändra dina företagsuppgifter.

Huvud

Rubriken är en valfri text som kan läggas till på fakturan. Denna text visas under adressuppgifterna och ovanför produkterna.

Bottenmeny

Sidfoten är en valfri text som kan läggas till på fakturan. Denna text visas under produkterna och ovanför fakturaberäkningen.

Fotnot 2

Den andra sidfoten är en valfri text som kan läggas till på fakturan. Denna text visas under fakturans beräkning och det totala beloppet.

Visa förhandsgranskningsbilder

För varje produkt kan en thumbnail (liten bild) visas under produktkoden. Detta fungerar endast om produkten kan hittas i produkthanteringen. Det fungerar inte för borttagna produkter.

Lägg till en sida med villkor och bestämmelser

Du kan lägga till en sida med regler och villkor. Texten kan ställas in på flera språk i Inställningar > Fler alternativ > Villkor. I avsnittet nedan förklaras mer i detalj hur du ställer in villkor.

E-posta faktura

Här kan du ställa in vilka mottagare fakturan ska skickas till. Som standard kommer fakturan att skickas till din kund och en kopia kommer att skickas till dig. Fakturorna sparas inte i back office, du kan spara dem i din brevlåda. Det är möjligt att lägga till extra e-postadresser. Detta kan vara en person som sköter administrationen, en revisor eller ett bokföringsprogram.

Du kan lägga till PDF-fakturan som en bilaga till e-postmeddelandet.
För revisorer och bokföringsprogram kan du använda UBL-standarden för automatisk behandling av dina fakturor.

När du har tittat på en faktura kan du skicka den genom att klicka på ikonen E-posta faktura längst ned i fakturan.

Automatiserade åtgärder

För att spara tid kan fakturan laddas ner (i PDF- eller UBL-format), tilldelas ett fakturanummer och e-postas automatiskt när fakturan öppnas. I det här avsnittet kan du välja de åtgärder som du vill ska utföras automatiskt.

MOMS

Här kan du ställa in om priserna i din butik ska erbjudas inklusive eller exklusive moms. Ställ bara in detta en gång. Att ändra denna inställning är mycket förvirrande för dina kunder. Dessutom kommer fakturor från tidigare beställningar att vara felberäknade eftersom dessa beställningar har gjorts med en annan skatteberäkningsmetod.

Mervärdesskattesats

Du kan ställa in upp till tre skattesatser här. Till exempel för Belgien: 21%, 12% och 6%, för Nederländerna 21%.

Debitera inte moms utanför Europa (EEA)

Markera detta alternativ om du inte vill att moms ska debiteras för beställningar med ett kundfakturaland utanför Europa.

Debitera inte moms för utländska EU-företag (EEA)

Detta gör att du kan se till att momsen är 0% för B2B-beställningar från ett annat europeiskt land. Till exempel om ett svenskt företag säljer en produkt till ett danskt företag, eller vice versa. Dina kunder behöver ett giltigt momsregistreringsnummer för att detta ska fungera.

Förfarande för utcheckning B2B / B2C

B2B + B2C: under kan kunderna välja mellan Privat eller Företag Detta är standardinställningen.
B2C: dina kunder kan inte ange ett företagsnamn eller momsnummer. Detta förenklar utcheckningsförfarandet. Produktpriser exklusive moms visas inte i din butik.
B2B: dina kunder kan ange ett företagsnamn och momsregistreringsnummer i kassan.
B2B Momsnummer krävs: samma som B2B, men momsnumret verifieras i VAT Information Exchange System i Europeiska unionen. Observera att EU VIES har regelbundna avbrott; det kommer inte att vara möjligt för dina kunder att göra en beställning under VIES driftstopp.

Öppna och visa fakturor

PDF Fakturorna genereras i standardformatet PDF Du kan öppna .pdf-filer med en PDF-läsare, vi har listat några rekommenderade PDF-läsare med öppen källkod nedan:

Ändra fakturanummer

Fakturanummer tilldelas automatiskt till varje faktura efter det högsta befintliga fakturanumret. Tilldelningen av det nya fakturanumret sker när fakturan laddas ner eller skickas via e-post.

När du laddar ner en faktura kan du ändra fakturanumret längst ner på sidan. Nästa fakturanummer kommer att börja från ditt senast angivna fakturanummer. Detta gör att du kan välja exakt vilket nummer som ges till varje faktura. Det är möjligt att hoppa över fakturanumren för beställningar utanför din butik eller att skapa dubbla fakturanummer (om detta skulle vara önskvärt). Eftersom det högsta fakturanumret alltid används för nästa faktura, är det omöjligt att automatiskt generera dubbla fakturanummer.

Som användare har du alltid friheten att välja fakturanummer, men med den möjliga konsekvensen att du gör fel. Vi rekommenderar att låta systemet tilldela fakturanummer automatiskt. På så sätt kommer luckor och dubbla fakturanummer aldrig att uppstå.

Vid fakturainställningar, klicka på fakturanumret för att få en översikt över fakturanumren och de order som är kopplade till dem. Längst ner på denna sida hittar du en Återställ knapp för att koppla bort fakturorna från ordern och börja med nya fakturanummer. Återställning av fakturanummer kan inte ångras efter att du klickat på bekräftelseknappen. Du måste skapa nya fakturor.

Flerspråkiga villkor och bestämmelser

Villkor för webbshop Villkor kan ställas in på flera språk på Inställningar > Fler alternativ > Villkor.

Om Villkor och bestämmelser inte visas i menyn ska du först justera användarupplevelsenivån till Avancerad, på Inställningar > Fler alternativ > Användarupplevelsenivå.

Villkor och bestämmelser kan hittas:

Längst ner på din webbplats med hjälp av länken "Allmänna villkor", med möjlighet att skriva ut
Kunden måste acceptera de allmänna villkoren i det sista steget i kassan
På den andra sidan tillsammans med dina fakturor

Håll layouten för de allmänna villkoren enkel. Det finns ingen anledning att använda en massa textmarkeringar förutom för stycken. Eftersom denna text visas på HTML-sidor och i PDF-dokument kan layouten vara olika i båda situationerna.

Integritetsmeddelande

Från och med den 25 maj 2018 måste alla organisationer som behandlar eller kontrollerar personligt identifierbar information om EU-invånare genomföra strikta organisatoriska och tekniska åtgärder för att följa den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).

Du kan göra din webbshop GDPR-kompatibel på Inställningar > Fler alternativ > Integritetspolicy.

Nästa sida: Fastställande av fraktkostnader

Start wiki

Vanliga frågor Kontakt